In deze blog op Linuxmag.nl  ga ik (Andre Fondse) in op online financiële systemen die onder Linux te gebruiken zijn.

Alle financiële pakketten die ik in dit artikel bespreek voldoen aan de volgende eisen:
– werken met meerdere gebruikers (al dan niet tegen extra betaling)
– automatische bankkoppeling
– inlezen dagafschriften
– aanmaken van verzamelbetalingen
– aanmaken van automatische incasso’s
– aanmaken BTW aangifte
– aanmaken XML auditfile

Alle prijzen van de pakketten die ik in dit artikel vermeld zijn exclusief BTW.

Achtereenvolgens bespreek ik de volgende financiële pakketten: Afas, E-boekhouden en Exact Online. Vanwege de ruimte voor dit artikel heb ik me tot deze pakketten moeten beperken. Afas en E-boekhouden gebruik ik zelf professioneel. Daarnaast heb ik in het kader van dit artikel een relatief willekeurig ander online financieel pakket bekeken: Exact Online.

Afas ERP en Afas Small Business

Afas heeft in haar assortiment een compleet ERP-pakket en Small Business. Bij het ERP-systeem kun je naar keuze modules afnemen, waaronder het financiële systeem. Afas Small Business is met name een financieel pakket waar ook een klein deel van de CRM-module in opgenomen is. Met betrekking tot de werking onder Linux maakt het niet uit of je nu het complete ERP-systeem gebruikt of de Small Business versie. Omdat het in dit artikel gaat om de werking van online financiële systemen onder Linux, maak ik geen onderscheid tussen het complete ERP-pakket en Small Business. Ik gebruik daarom steeds alleen het woord Afas. Small Business kost € 39,95 per maand. Je hebt dan 2 fysieke gebruikers en daarnaast heb je de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen voor koppelingen met andere systemen. Heb je niet genoeg aan 2 gebruikers, dan kun je voor hetzelfde bedrag per maand het aantal gebruikers met 2 ophogen. Om te weten wat het ERP-pakket kost, moet je een offerte opvragen.
Afas heeft enorm veel documentatie online staan. Zoveel zelfs, dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Gelukkig kun je ook de helpdesk bellen. Voor Small Business klanten geldt dat eerst de vraag via het klantportal gesteld moet zijn voordat gebeld kan worden.

Techniek

Alle software van Afas draait op MS Windows servers die beheerd worden door Afas. Afas adviseert om gebruik te kunnen maken van Afas Citrix Workspace op je computer te installeren. Citrix Workspace heeft Afas geconfigureerd voor computers die onder MS Windows of onder Mac OS draaien, maar helaas niet voor computer die onder Linux draaien. Dit vind ik een gemiste kans, want Citrix Workspace is gewoon voor Linux verkrijgbaar. Ik vermoed dat het voor de technici van Afas een kleine moeite is om Citrix Workspace onder Linux te configureren voor Profit. Helaas wil Afas niet ingaan op deze wens. Gelukkig is het toch mogelijk om gebruik te maken van Afas met behulp van je webbrowser.

Werking

Nadat je ingelogd bent via https://www.afasonline.com wordt in je browser Afas opgestart zodra je een Afas applicatie hebt geselecteerd. Deze Afas applicatie in je browser geeft het bureaublad van Afas weer dat je anders via Citrix Workspace te zien krijgt (zie afbeelding 1). De applicatie werkt qua bediening in de browser nagenoeg hetzelfde als de desktopapplicatie. Eén van de kleine visuele verschillen ten opzichte van de desktopapplicatie is dat in het midden van de bovenkant van de Afas applicatie in je browser een hamburger menu opgenomen is

Deze belangrijkste opties betreffen: weergeven in volledig scherm, down- en uploaden van gegevens tussen je pc & Afas en klembord openen. Daar waar je onder MS Windows of MacOS met behulp van Citrix Workspace eenvoudig bestanden van en naar Afas krijgt, moet je bij Afas in de browser net wat meer moeite doen. Zo upload je bijvoorbeeld eerst een factuur via je webbrowser op de T schijf van je Afas werkomgeving. Daarna kun je in Afas dit document op de T schijf selecteren en bijvoorbeeld koppelen aan de financiële mutatie van een factuur. Werk je met Citrix Workspace (onder MS Windows of Mac OS), dan selecteer je vanuit Afas meteen de factuur die op jouw lokale computer staat.

Bijna alles wat in Afas geregistreerd is, is ook te exporteren. Afas gebruikt hiervoor het xlsx formaat. Bij het openen van deze xlsx bestanden in Libre Office Calc kreeg ik een waarschuwingsmelding (zie afbeelding 4) dat niet alle gegevens geladen konden worden wegens overschrijding maximumaantal rijen per blad. Ondanks deze waarschuwing was het bestand daarna gewoon te gebruiken. Importeren in Afas is mogelijk door middel van csv bestanden. Daarnaast kent Afas veel online koppelingen met andere software.

E-boekhouden

E-boekhouden richt zich met haar producten op het midden en kleinbedrijf en verenigingen en stichtingen.
Bedrijven kunnen 2 modules afnemen: boekhouden en factureren. Boekhouden kost € 14,50 per maand en factureren € 9,50 per maand. Voor hele kleine bedrijven kunnen abonnementen tegen een lagere prijs afgesloten worden. Het aantal mutaties is dan beperkt.
Verenigingen en stichtingen hebben ook keuze uit 2 modules: boekhouden en ledenadministratie. De prijzen hiervoor zijn respectievelijk € 9,50 en € 8,50 per maand.

E-boekhouden is een pakket dat volledig in de browser draait. Je hoeft voor dit pakket dus geen kunstgrepen uit te halen om dit pakket te gebruiken onder Linux. In E-boekhouden is het aantal gebruikers in een abonnement niet gelimiteerd. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk dat iedereen die uren schrijft dit meteen in E-boekhouden kan doen. Vervolgens kan degene die factureert de gemaakte uren op een eenvoudige wijze aan de klant doorberekenen.

E-boekhouden is zo gemaakt dat mensen zonder een financiële achtergrond snel de weg in dit pakket gaan vinden. Ben je wel gewend met financiële pakketten te werken dan is het in het begin soms even zoeken. E-boekhouden heeft veel online documentatie. Kom je niet uit deze documentatie, dan kun je altijd telefonisch contact opnemen met de helpdesk.

Het scherm van E-boekhouden in de browser ziet er overzichtelijk uit (zie afbeelding 5).

Aan de bovenkant van het scherm heb je de keuze uit de functies van E-boekhouden als boekhouden, factureren, relaties, uren en beheer. Aan de linkerkant van het scherm heb je vervolgens menu opties voor de gekozen functie. In afbeelding 5 is de functie boekhouden gekozen en zie je aan de linkerkant de menu opties voor boekhouden.

Met E-boekhouden kun je veel gegevens importeren en exporteren. Doordat E-boekhouden volledig via de browser werkt, is importeren en exporteren onder Linux geen enkel probleem.

De exportformaten (zie afbeelding 6) van E-boekhouden zijn veelal xlsx (gaat prima met Libre Office Calc), pdf en csv. Importeren in E-boekhouden gaat veelal door middel van csv en xlsx bestanden. Daarnaast heeft E-boekhouden ook (online) koppelingen met andere software.

Exact Online

Exact biedt verschillende onlineproducten onder de naam Exact Online aan waarvan de financiële administratie er één van is. De financiële administratie is er in drie varianten (met toenemende functionaliteit) te verkrijgen waarbij de prijzen variëren tussen de € 39 en € 99 per maand.

Exact Online is een pakket dat volledig in de browser draait (zie afbeelding 7).

Je hoeft voor dit pakket dus geen kunstgrepen uit te halen om dit pakket te gebruiken onder Linux. In de goedkoopste variant heb je maar één gebruiker en één administratie. In de andere varianten heb je standaard twee gebruikers en twee administraties.
Onder de lichtblauwe balk aan de bovenkant van de browser staan de menu opties voor Exact Online. Boek je bijvoorbeeld een inkoopfactuur in, dan selecteer je eenvoudig je bijlagen door op ‘klik om te bladeren’ links bovenin het invoerscherm van de facturen te klikken (zie afbeelding 8).

Door in de licht blauwe balk linksboven in de browser op de administratienaam te klikken is het mogelijk om het menu voor import en export te selecteren. Je hebt dan mogelijkheden voor het importeren van alle soorten transacties, grootboek, relaties, artikelen en vaste activa. Met Exact Online kun je diverse soorten bestandsspecificaties als csv, tab gescheiden, Excel etc. gebruiken om te importeren. Dit zijn over het algemeen bestandsspecificaties waarmee je onder Linux prima mee uit de voeten kunt. Van een aantal financiële overzichten (zoals kolommenbalans) kon ik niet zo snel een mogelijkheid vinden om te exporteren. Dit is echter geen beperking van het gebruik van Exact Online onder Linux, maar zo werkt Exact Online. Evenals Afas en E-boekhouden heeft Exact Online koppelingen met andere software.

Tot slot

Over het algemeen constateer ik dat online pakketten prima te gebruiken zijn op een computer die onder Linux draait. De meeste beperkingen van de producten in deze bespreking zitten bij Afas. Dit komt met name omdat Afas voor het onlinepakket niet gebruik maakt van de HTML-techniek. De applicaties die wel gebruik maken van HTML functioneren moeiteloos onder Linux. Hoewel ik dit in het kader van dit artikel niet uitgezocht heb, vermoed ik dat de meeste HTML-applicaties zonder al te veel problemen zullen lopen op een Linux computer.
Alle drie de pakketten voldoen aan de voorwaarden die aan het begin van dit artikel staan. Afas, E-boekhouden en Exact Online zijn drie heel verschillende pakketten. Afhankelijk van je behoefte (welke koppelingen zijn er, hoe groot is de administratie, met hoeveel gebruikers wil je werken) en je kennis kies je voor een online financieel pakket. Dit artikel sluit ik daarom niet af met de naam van het pakket dat naar mijn mening het beste online financieel pakket is dat ook onder Linux werkt. Meestal kun je een onlinepakket eerst gratis uitproberen. Deze periode is meestal lang genoeg om vast te kunnen stellen of dit pakket ook goed onder Linux werkt.