Linux at the office – OpenCATS

OpenCATS is een applicatie voor het ondersteunen van een werving-en-selectieproces. Het is een applicant tracking systeem, ook wel kandidaat volgsysteem genoemd, waarmee je het volledige wervingsproces naar een hoger volwassenheidsniveau brengt.

Een applicant tracking systeem (ATS) is software speciaal ontworpen voor hr-afdelingen en recruitmentbureaus om alle onderdelen van het wervingsproces te organiseren en te volgen. Je gebruikt OpenCATS voor het beheer van de vacatureportfolio, met daarbij onder meer de interne contactinformatie en het proces van kandidaatverwerking, het beheer van kandidaatgegevens inclusief cv en contactgeschiedenis, waarbij je met meerdere recruiters, sites en portalen kunt werken. Op het moment van downloaden is 0.9.4 de recentste versie, blijkbaar vinden de ontwikkelaars het nog te vroeg om het een 1.0 versie te noemen. Op Github zien we recente activiteiten, OpenCATS is nog in ontwikkeling.

Als je vacatures moet vervullen, zelfs als het slechts enkele vacatures per maand betreft, loont het om OpenCATS te gebruiken. Het maakt het leven heel wat makkelijker en helpt het wervingsproces volwassen in te richten. OpenCATS is gemaakt voor zowel kleine als grote organisaties, met slechts enkele tot honderden vacatures. Van het eerste telefoontje tot de recentste e-mail, OpenCATS helpt met het bijhouden van alle details, activiteiten en contactgegevens en de beheersing van de workflow.

Je installeert OpenCATS op je eigen webserver binnen je eigen netwerk. Dit betekent dat je niet afhankelijk bent van een cloudprovider, je geen verwerkersovereenkomst hoeft af te sluiten en je de compliancy aan de privacywetgeving zelf in de hand hebt.

Twee licenties

OpenCATS wordt onder twee verschillende licenties gepubliceerd. De oudere code van het oorspronkelijke CATS-project valt onder de CATS Public License Version 1.1a, dit is een afgeleide van de Mozilla Public License. De nieuwere OpenCATS code wordt onder de Mozilla Public License 2.0 gedistribueerd. Het OpenCATS team werkt eraan om alle code onder de Mozilla Public License te krijgen. Zolang dat nog niet gebeurd is, gelden de beperkingen van de CATS Public License Version 1.1a. Dit heeft naast het tonen van een copyrightmelding en een ‘powered by CATS’-logo vooral gevolgen voor het commercieel gebruik van OpenCATS. Je mag het bijvoorbeeld niet als SAAS-oplossing aanbieden. Voor normaal gebruik levert deze licentievorm echter geen belemmering.

OpenCATS is vanaf de grond opgebouwd voor het wervingsproces. Je gebruikt het onder meer voor het opslaan en verwerken van grote aantallen cv’s, contactgegevens en applicant tracking, inclusief alle bijbehorende notities. Via de ingebouwde kalenderfunctie weet je steeds wat er aan staat te komen en kun je snel informatie opvragen uit eerder geplande activiteiten. Het is overigens niet mogelijk de kalendergegevens te synchroniseren met externe agendasystemen. OpenCATS biedt uitgebreide e-mailfunctionaliteiten. Het kan gebruikt worden voor het versturen van e-mails aan kandidaten en klanten en het versturen van e-mailnotificaties bij statuswijzigingen en nieuwe sollicitaties.

Bij het inloggen in OpenCATS kom je in het dashboard. Het scherm toont bovenin een rijtje tabs, het dashboard is het meest linkse. Deze tabs vertegenwoordigen de verschillende modules van OpenCATS. Het dashboard toont recente activiteiten en je aanstaande acties. De tweede tab heet ‘Activities’ en bevat een overzicht van de uitgevoerde acties. Desgewenst wijzig je met je muis de volgorde van de kolommen. Verder gebruik je filters om het aantal getoonde rijen kleiner te maken, zodat je snel kunt vinden wat je zoekt.

Met het tabje ‘Job Orders’ open je het scherm met de vacatures. Bij het aanmaken van een vacature kies je de functietitel, de werkgever, gewenste startdatum, de looptijd van de functie, het salaris, enzovoorts. Verder voer je een vacatureomschrijving in via een eenvoudige html-editor. Je geeft de vacature een status, standaard is dit ‘actief’, maar dit kan ook ‘upcoming’, ‘prospective’, ‘on hold’, enzovoorts zijn.

Kandidaten

Via het tabje ‘Candidates’ kun je kandidaten toevoegen. Je voert de naam, het adres en de contactgegevens in, je hebt een veld voor het meest geschikte tijdstip om de persoon te bellen, het gewenste salaris, belangrijke competenties, per wanneer de persoon beschikbaar is en ga zo maar door. Bij het invoeren van de kandidaat kun je een cv uploaden. Wanneer je een cv in PDF-format of als Word-document uploadt, wordt dit on the fly in tekst omgezet en in het scherm getoond. Dit maakt het makkelijk om de diverse gegevens te kopiëren en je voorkomt zo typefouten. Verder blijft het oorspronkelijke document dat je geüpload hebt steeds als attachment zichtbaar.

Kandidaten kun je opnemen in de ‘job order pipeline’, dit bevat het proces om de vacature te vervullen. Dit is het belangrijkste onderdeel van OpenCATS. Wanneer je de betreffende vacature opent, zie je onderin de lijst met kandidaten die in de betreffende job order zijn opgenomen. Via een sterrensysteem geef je per kandidaat aan hoe goed hij of zij bij de vacature past. Je kunt daarbij kiezen tussen een tot vijf sterren.

Per kandidaat kun je activiteiten opvoeren. Dit kunnen zowel reeds uitgevoerde activiteiten, zoals een telefoongesprek dat je zojuist gevoerd hebt, of nog uit te voeren activiteiten zijn. Bij nog uit te voeren activiteiten geef je aan om wat voor activiteit het gaat, bijvoorbeeld interview, telefoongesprek, meeting, e-mail, de datum en eventueel het tijdstip waarop de activiteit dient te worden uitgevoerd. Op deze manier vul je je workflow voor de komende tijd in. Geplande activiteiten zijn zichtbaar in de agenda en staan in de uit te voeren activiteitenlijst in het dashboard. Je kunt overigens bij geplande activiteiten niet aangeven door wie ze uitgevoerd moeten worden.

Bij het invoeren van een uitgevoerde of nog uit te voeren activiteit kun je tevens de status van de kandidaat aanpassen. Het systeem kent een uitgebreide lijst waaruit je de status kunt kiezen, zoals ‘No Contact’, ‘Contacted’, ‘Candidate Responded’, ‘Qualifying’, ‘Interviewing’, ‘Offered’, ‘Not in Consideration’, enzovoorts. Wanneer je de status van een kandidaat wijzigt, krijg je via een aanvink-vakje de optie om per e-mail een notificatie naar de kandidaat te sturen. De tekst van het e-mailbericht wordt daarbij in een editor geopend, zodat deze nog eventueel is aan te passen. De tekst van het e-mailbericht is in het Engels en wordt gemaakt op basis van een template die in de database is opgeslagen. De template is aan te passen, maar wel met enige moeite.

Het scherm van de job order geeft een grafische weergave van de stand van zaken. In een staafgrafiek zie je per status het aantal kandidaten met die status. Dit geeft in één oogopslag een beeld van de voortgang van het selectieproces.

Een kandidaat kan tegelijk in meerdere job order pipelines zijn opgenomen. De rating met behulp van het sterrensysteem en de status zijn daarbij specifiek voor de betreffende vacature. De kandidaat heeft bijvoorbeeld voor de ene vacature een rating van twee sterren en de status ‘Contacted’, en voor een andere vacature een rating van vier sterren en de status ‘Offered’.

OpenCATS is niet alleen bedoeld voor interne vacatures, maar kan ook gebruikt worden voor het vervullen van vacatures voor andere organisaties. Hierdoor is het ook voor recruiters een nuttige tool. Het bevat daarom de tabjes ‘Companies’ en ‘Contacten’. Via het tabje ‘Companies’ kun je organisaties in het systeem opnemen waarbij hun contactpersonen dan onder de tab ‘Contacten’ komen. Vacatures in OpenCATS zijn gelinkt aan een contactpersoon van een organisatie.

LDAP

Ook al zijn we met de rol Administrator ingelogd. We zien nergens een optie om gebruikers toe te voegen. In het configuratie-bestand config.php staat een optie om de authenticatie via LDAP te laten plaatsvinden. Wij veranderen daarom de configuratie en stellen het gebruik van LDAP in. Dit levert een bind-fout op. Gelukkig betekent dit bij open source niet meteen het einde, maar kun je op zoek gaan naar een oorzaak en die proberen op te lossen. Wij ontdekten dat in het bestand LDAP.php in de lib-directory een kleine aanpassing gedaan moest worden, waarna de bind-fout was opgelost.

We hebben de configuratie ingesteld op uitsluitend authenticatie via LDAP. Wanneer een gebruiker voor de eerste keer via LDAP inlogt, wordt voor die gebruiker een record in de OpenCATS-database aangemaakt en krijgt de gebruiker te zien dat zijn account eerst door de beheerder moet worden goedgekeurd. Ook voor dit goedkeuren ontbreekt een optie in de userinterface. In de database zien we dat nieuwe LDAP-gebruikers worden aangemaakt met een waarde nul in het veld access_level. In de broncode komen we een tabel met mogelijke waarden tegen beginnend bij -100 en met 100 oplopend tot en met 500, waarbij 500 betekent dat de gebruiker beheerrechten krijgt (‘Administrator’). Op het internet lezen we dat het maken van de ontwikkeling van access control lists nu onderhanden is. Het valt dus te verwachten dat in de toekomst hier een oplossing voor komt. Tot die tijd moet je het product als single user gebruiken of even met de hand een update in de usertabel doen.

Installatie

OpenCATS is eenvoudig te installeren. Het vereist een webserver met PHP 5.6 en een database, waarvoor MariaDB (een vork van MySQL) wordt aangeraden. Enkele aanvullende programma’s dienen voor het omzetten van de cv’s naar tekst, zoals Antiword, Poppler, en un-rtf. Het installatieproces wordt voor diverse Linux-distributies duidelijk en stap voor stap beschreven, dit kan eigenlijk niet misgaan. Wanneer je de installatie-wizzard gebruikt, merk je dat die met zorg gemaakt is. De installatie verloopt probleemloos en de wizzard werkt op een prachtige manier.

Je kunt bij het installeren kiezen om met een lege database te starten of met de demo-database. Helaas is de demo-database niet van de laatste versie, daardoor missen een paar tabellen. Heb je een beetje MySQL ervaring, dan heb je die zo aangemaakt, met het schema voor de lege database als voorbeeld. Wanneer je later de demo-database wilt verwijderen en met een lege database wilt beginnen, of om een andere reden om de installatie-wizzard opnieuw wilt starten, dan hoef je alleen het bestand INSTALL_BLOCK in de OpenCATS directory te verwijderen of te renamen. Wanneer je hierna de OpenCATS directory in je browser opent, krijg je een linkje naar de installatie-wizzard.

Hot

Je kunt kandidaten, vacatures, organisaties en contactpersonen een vlaggetje ‘hot’ geven. Dit betekent dat deze bijvoorbeeld vanuit commercieel oogpunt interessant zijn. Wanneer je het vlaggetje ‘hot’ gezet hebt, herken je dit aan de rode kleur van de naam of de titel van de vacature.

Wij hebben hier kort een aantal opties van OpenCATS besproken. Het programma biedt meer functionaliteiten. Het is jammer dat de multi-user functionaliteit beperkt is. Het systeem is geschikt voor gebruik door meerdere personen, en in het systeem is steeds te zien wie wat gedaan heeft. Iedere gebruiker kan echter bij alle kandidaten, vacatures et cetera. De enige uitzondering hierop zijn de door iemand met Administrator-rechten ingevoerde kandidaten. De Administrator kan kiezen om de kandidaat te verbergen voor alle gebruikers zonder Administrator-rechten.

OpenCATS is in het Engels, inclusief de templates voor de automatisch aan te maken e-mailberichten. Deze laatste zijn aan te passen, maar dat moet wel in de database en buiten het systeem om. Dat loont dus vooral wanneer je deze functionaliteit veel wilt gebruiken. OpenCATS heeft een prettige userinterface en is makkelijk in gebruik. Wij denken dat het vooral geschikt is voor organisaties die geregeld enkele vacatures te vervullen hebben.

Je ook hier vacatures zoeken of plaatsen!