Tellico, Beheer je verzameling collecties

Tellico is een beheerapplicatie voor collecties in het algemeen. Je bent niet beperkt tot een specifieke collectie zoals een verzameling boeken of films. Wel heeft Tellico al tal van catalogussen aan boord. Voor veel voorkomende verzamelingen zoals boeken, muziek of munten kun je daardoor meteen aan de slag. Als je een bijzonder soort verzameling hebt, dan maak je een catalogus op maat.

Tellico is 15 jaar geleden begonnen als beheertool voor boeken. Het programma is nog steeds in actieve ontwikkeling en de meest recente versie verscheen in november 2016. Tellico is een applicatie voor de KDE desktop, maar draait natuurlijk probleemloos in een andere omgeving, zoals Gnome. Je vindt Tellico in de repositories van de bekende Linux distributies. Installeren gaat dus probleemloos via de pakketbeheerder. Start de applicatie vervolgens via het menu van je desktop. Voor Fedora is dat Applications -> Office -> Collection Manager.

Invoer

Zoals de titel My Books van het venster doet vermoeden, opent Tellico standaard een catalogus voor een boekenverzameling (afbeelding 1). We gebruiken dit meteen als voorbeeld. Geef eerst een andere naam via Collection -> Rename Collection. Vul in het pop-up venster een meer beschrijvende naam voor de collectie in en klik op OK om het venster te sluiten.

Om een boek in te voeren, klik je op New. Gebruik de knop in het midden, niet die helemaal links. Geef in de verschillende tabbladen de informatie op, zoals titel, schrijver, uitgever of ISBN-nummer. Het tabblad Personal gebruik je voor zaken als het feit of je het boek al gelezen hebt en wat je waardering is. Als je klaar bent, klik je op Save Entry.

In het hoofdvenster zie je dat het boek is toegevoegd. De collectie is echter nog niet opgeslagen. Klik daarom nu op Save en geef in het pop-up venster een map met bestandsnaam op. Tellico gebruikt als bestandsextensie tc. Dit is feitelijk een gezipt XML-bestand.

Omdat het venster om boeken in te voeren open blijft, kun je achter elkaar boeken toevoegen door te klikken op New Entry. Vergeet niet om af en toe in het hoofdvenster op Save te klikken om de verzameling daadwerkelijk op te slaan. Als je helemaal klaar bent, klik je op Close om het venster te sluiten.

In het hoofdvenster zie je nu je verzameling. Standaard is die gegroepeerd op schrijver. Voor een andere groepering gebruik je de drop-down lijst rechts van de knop Reports.

Online

Alle informatie handmatig invoeren, is natuurlijk veel werk. Om online informatie toe te voegen ga je als volgt te werk.

Klik op Search en geef in het zoekveld een titel op. Kies in de drop-down lijst als Seach source ‘Google Book Search’ en klik op Search. Je krijgt dan een lijst met resultaten. Standaard zijn dat er 20. Wil je er nog meer, klik dan op Get More Results. Door op een resultaat te klikken, zie je detailinformatie. Als je het juiste resultaat hebt gevonden, klik je op Add Entry. Ook nu blijft het venster open, zodat je meteen verder kunt gaan met andere titels. Vergeet ook hier niet om zo nu en dan op Save te klikken om de collectie op te slaan.

Door te zoeken op titel krijg je mogelijk (te) veel resultaten. Voor een eenduidig resultaat kies je in de drop-down lijst rechts van het zoekveld de optie ISBN. Als je een webcam hebt, verschijnt een venster om de barcode van het ISBN-nummer te scannen. Helaas werkt het herkennen hiervan niet altijd betrouwbaar. Beter is het toch om het nummer in te tikken. Terwijl je de cijfers typt, voegt Tellico automatisch streepjes op de juiste plekken toe. Kies nu als Search source ISBNdb.com en klik tenslotte op Search.

Ook bij reeds ingevoerde boeken heb je nog steeds de mogelijkheid extra informatie online te zoeken. Klik in het hoofdvenster rechts op een boek. Kies in het context menu Update Entry en kies vervolgens de gewenste bron, zoals ISBNdb.com.

Extra velden

Om velden aan een collectie toe te voegen, klik je op Fields (afbeelding 2). Links zie je dan een lijst met alle vooraf gedefinieerde velden zoals titel, auteur en ISBN-nummer. ID is een uniek volgnummer dat Tellico voor intern gebruik bijhoudt. Je gebruikt dit zelf niet.

Rechts zie je bovenin de eigenschappen waaronder de naam en het type, zoals tekst of URL. De Category heeft betrekking op het tabblad dat je ziet als je een boek toevoegt (vergelijk afbeelding 1). Daaronder staat informatie over de inhoud van het veld, bijvoorbeeld een standaard waarde. Helemaal onderaan zie je een aantal opties, waaronder Allow Grouping. Hiermee bepaal je of je in het hoofdscherm op het betreffende veld kunt groeperen. Je zag dit hierboven bij boeken die standaard op schrijver gegroepeerd zijn.

Voeg een extra veld ‘Linux’ toe om aan te geven dat het een boek voor Linux is. Klik linksonder op New. Geef rechts als Title ‘Linux’ en tik bij Description ‘Linux boek’ in. Kies als type Checkbox. Tot slot vink je onderaan Allow grouping aan. Wil je nog meer velden toevoegen, klik dan op Apply, zodat het venster open blijft. Als je klaar bent, klik je op OK.

Dubbelklik nu op een boek. Nu zie je in het tabblad General de extra optie Linux (vergelijk afbeelding 1). Bovendien vind je nu in de drop-down lijst rechts van de knop Reports de mogelijkheid om te groeperen op Linux. Daardoor zie je in één keer alle Linux-boeken bij elkaar.

Collecties

Om een andere collectie in te voeren, klik je op New helemaal links. Er zijn heel wat catalogussen voor gedefinieerd. Behalve veel voorkomende, waaronder muziek of postzegels, zie je ook minder gangbare, zoals bordspellen. De werkwijze is verder dezelfde als voor boeken. Wel verschilt de mogelijk om online bronnen te raadplegen sterk. Voor bijvoorbeeld een wijnverzameling is er geen enkele standaard.

Als geen enkele catalogus volstaat als uitgangspunt, maak je er eentje op maat. Ga naar File -> New -> New Custom Collection. Je krijgt dan een catalogus met enkel de velden ID en Title. Van hieruit maak je dan je eigen catalogus door velden toe te voegen, zoals zojuist beschreven.

Data-import

Mocht je al een andere applicatie voor je collectie gebruiken, dan hoef je niet alles opnieuw in Tellico in te voeren. Als je bijvoorbeeld een filmcollectie in Griffith beheert, importeer je die via File -> Import en kies je Import Griffith Data.

Staat je applicatie er niet bij, kijk dan of export als CSV mogelijk is. Importeer vervolgens dat bestand in Tellico. Bij de importopties geef je voor iedere kolom aan met welk veld deze in de catalogus correspondeert. Bevestig dat door op Assign Field te klikken, anders gebeurt er niks!

Tot slot

Tellico is een flexibele applicatie voor het beheer van willekeurige collecties. Dankzij de overzichtelijke interface houd je een goed overzicht. Het is alleen jammer dat handige extra’s, zoals het scannen van ISBN-nummers, niet goed uit de verf komt.

Tellico ondersteunt meer online bronnen dan degene die je standaard ziet. Je voegt ze toe via Settings -> Configure Tellico. Klik op Data Sources en vervolgens op New. Onder Source type staan tientallen bronnen. Veel daarvan vereisen een account of hebben een beperkte doelgroep. Zo vind je hier bijvoorbeeld MovieMeter, een Nederlandstalige site met filmgegevens.

Link

Tellico – tellico-project.org