GnuCash

Eerder in dit nummer zagen we dat de belastingaangifte op Linux prima functioneert. Maar kun je ook je persoonlijke huidhoudboekje op Linux bijhouden of zelfs als zzp’er je boekhouding doen op Linux. Het antwoord is uiteraard: Ja, met GnuCash.

Bewezen software

GnuCash is een applicatie voor persoonlijke financiën en is geschikt als boekhoudprogramma voor het MKB. Het is direct te installeren als package op bijvoorbeeld Ubuntu, Fedora en Mandriva en er is tegenwoordig ook een mobiele app voor Android beschikbaar waarmee je transacties onderweg kunt bijhouden en later kunt importeren in GnuCash. Het draait zelfs op de Mac, en als je wilt op Windows. GnuCash is een volwassen project waar al bijna twintig jaar aan wordt ontwikkeld. Het is ontstaan vanuit de wens om binnen het GNU-project ook in een ‘free software accounting program’ te voorzien. GnuCash kent een actieve internationale mailinglijst voor ontwikkelaars. Vorig jaar is de ontwikkeling naar GIT gemigreerd. In het Nederlandse taalgebied is er een actieve mailinglijst voor vragen en ontwikkelingen omtrent GnuCash. Om de drie jaar worden nieuwe opties aan GnuCash toegevoegd en om de paar maanden verschijnen nieuwe updates om bugs te verhelpen. Het is dus een actief onderhouden en stabiele applicatie.

Wat kun je ermee?

GnuCash is een compleet financieel boekhoudprogramma waarmee je onder andere facturen kunt maken, afschrijvingen en inkoopfacturen kunt inplannen en automatiseren. Het geeft je snel inzicht in alle debiteuren en crediteuren. Daarbij voorziet het programma in een grote diversiteit aan rapportagemogelijkheden. Enkele andere mogelijkheden van GnuCash, die handig zijn voor doe-het-zelf boekhouders:

– Je kunt je boekingen periodiek instellen en onthouden. Terugkerende kosten en opbrengsten hoef je niet telkens helemaal opnieuw in te voeren.

– Je kunt herinneringen instellingen voor te betalen inkoopnota’s.

– Exportbestanden van bankafschriften zijn te importeren als bijvoorbeeld CSV-bestand

– Je kunt deelbetalingen invoeren als ontvangst op verkoopfacturen.

Dubbel boekhouden

GnuCash is gebaseerd op het principe van dubbel boekhouden. Daarmee maakt het gebruik van degelijke boekhoudprincipes en standaarden. Kort gezegd betekent dubbel boekhouden dat transacties altijd in evenwicht moeten zijn; als er op één rekening geld bijkomt (of er af gaat) is er altijd ook een effect op een andere rekening(en) waardoor de transactie in evenwicht blijft. Is een boeking in GnuCash niet in evenwicht dan wordt dat hersteld door het automatisch aanmaken van een rekening ‘Niet-in balans- EUR’.

Enkele beperkingen

De applicatie kent ook wat nadelen, zo kun je alleen boekingen met financiële gevolgen bijhouden, en hoort een eenvoudige voorraadadministratie daardoor niet tot de mogelijkheden. Een andere beperking voor  sommigen omgevingen is dat GnuCash uitsluitend door één gebruiker tegelijkertijd gebruikt kan worden, maar een multi-user versie is wel in ontwikkeling. Hoewel de Engelstalige documentatie voor GnuCash uitstekend is, maar in de Nederlandse versie zijn instellingen regelmatig afwijkend en functioneren niet. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk bankafschriften vanuit de bankomgeving rechtstreeks te importeren. Ook zijn niet altijd alle teksten in GnuCash al vertaald naar het Nederlands.

Conclusie

GnuCash is een gebruiksvriendelijk en compleet programma, geschikt voor (kleine) ondernemingen, zelfstandige ondernemers, freelancers en soms met enige aanpassingen zelfs voor wat grotere MKB-bedrijven. Als huishoudboekje valt de instapdrempel mee, maar wil je je bedrijfsadministratie en boekhouding erin bijhouden, dan moet je wel weten wat je doet en enig verstand hebben van boekhouding. Voor meer informatie over boekhouden met GnuCash zie www.gnucash.org. Je vind hier ook de uitgebreide Engelse documentatie en faq’s.