LibrePlan Open Web Planning – ‘Be in control’ over je bedrijfsprocessen

Gebruik open source software in je streven naar operational excellence. Beheer je bedrijfsproces met LibrePlan, van projectplan tot productieplanning voor de fabriek of werkplaats en van voor- tot nacalculatie.

Het doel van LibrePlan is om ‘in control’ te zijn over je bedrijfsprocessen, zodat je een betrouwbare leverancier kunt zijn. LibrePlan is een open source webapplicatie om taken, projecten en bedrijfsprocessen te plannen, te monitoren, te beheren en te organiseren. De ontwikkeling is mede geïnitieerd door Spaanse regionale en nationale overheidsorganisaties en diverse Spaanse instituten. Het is onder andere tot stand gekomen met medefinanciering door het European Regional Development Fund (ERDF). Oorspronkelijk werd LibrePlan onder de naam Navalplan uitgebracht, pas rond 2011 vond de naamswisseling naar LibrePlan plaats. Het is beschikbaar onder de Affero General Public License.

Schaap met vijf poten
LibrePlan is niet in een hokje te stoppen. Door het een projectmanagement applicatie te noemen doe je het veel te kort. Het is gemaakt om bedrijfsprocessen en bedrijfsresources te beheren, waardoor het ook een aantal functionaliteiten van een ERP applicatie heeft. Maar het is ook weer geen ERP applicatie. Een dergelijke feature-rijkdom heeft voor- en nadelen. Voor wie op zoek is naar een eenvoudig en laagdrempelig project management systeem zijn er betere keuzes. Aan de andere kant kan LibrePlan net dat schaap met vijf poten zijn waar je al een tijd naar op zoek was.

LibrePlan is geschreven in Java en gebruikt PostgreSql als database, wat ons vooraf deed vermoeden dat de installatie de nodige hoofdbrekers zal kosten. Deze vermoedens bleken gelukkig onterecht te zijn, LibrePlan is op Debian of Ubuntu makkelijk en snel te installeren. Destijds was waarschijnlijk voor Java gekozen om een platform-onafhankelijke oplossing te realiseren. De prijs die hiervoor betaald moest worden, vinden we terug in de performance. Voor een goede gebruikerservaring zijn voldoende processorkracht en geheugen op de server essentieel. Aan de client-kant heb je aan een webbrowser voldoende, daar hoeft geen aanvullende software te worden geïnstalleerd.

 Voordat je met het pakket aan de slag gaat, moet je het eerst inrichten. Dit betekent bijvoorbeeld de juiste uurtarieven opnemen, medewerkers en machines en materialen aanmaken, et cetera.

 
LibrePlan planning

Orders
In LibrePlan worden verkooporders als project beschouwd. Deze projecten vormen het hart van het systeem, waar omheen alle variabelen worden vastgelegd, gepland en gemonitord. Een nieuw project krijgt standaard de status ‘Pre-sales’. In het verdere verloop kan dit wijzigen naar ‘Geoffreerd’, ‘Uitbesteed’, ‘Geaccepteerd’, ‘Gestart’, enzovoort. Een project bevat meta-gegevens, zoals welke klant de opdrachtgever is en bijvoorbeeld wat de status en de deadline is.

Verder bestaat een project uit de inzet van een aantal resources bijvoorbeeld voor de uitvoering van taken. Voor terugkerende projecten kan hierbij gewerkt worden met templates. Projecten kunnen naar keuze voor- of achterwaarts gepland worden.

Resources
Bij het inrichten van LibrePlan maak je een aantal zogenoemde resources aan. Hieronder vallen zowel de personen als de apparatuur en machines die je onderdeel wilt maken van de planning. In een fabriek zou je bijvoorbeeld een draaibank of freesmachine kunnen opnemen in de resources, waardoor je later het productieproces optimaal kunt inplannen. Gebruik je bijvoorbeeld ook nog een zaagbank, maar is die zelden een knelpunt in de doorloop en vind je het ook niet nodig om deze in de planning mee te nemen, dan voer je deze niet als resource op.

Wanneer je een medewerker in het systeem opneemt, dan krijgt deze default een vijfdaagse werkweek met dagen van acht uur. Je kunt dit desgewenst aanpassen.

Een persoon kan één of meer ‘criteria’ vervullen. Dit is een term die in LibrePlan gebruikt wordt om aan te geven wat de rol of vaardigheid van een persoon of apparaat is. Aan een persoon kun je bijvoorbeeld het criterium ‘lasser’ toevoegen. Dit betekent dat voor taken waarvoor een lasser nodig is, deze persoon daarvoor ingepland kan worden.

Ook bij de apparatuur voer je één of meer criteria op, dit betreft dan de functies die het apparaat kan uitvoeren.

Virtuele medewerkers
Het is mogelijk om in LibrePlan virtuele medewerkers op te nemen. Dit zijn mensen die je niet in dienst hebt, maar mogelijk wel tijdelijk in dienst zou kunnen nemen, zoals uitzendkrachten. Het idee hierachter is dat je op deze manier kunt zien wat de impact van tijdelijke inhuur is op de planning. Hierdoor kun je een afgewogen beslissing maken om wel of niet in tijdelijk personeel te investeren.

Criteria
Wanneer je een criterium aan een persoon of apparaat wilt toekennen, dan krijg je de keuze uit de in het systeem geregistreerde criteria. Bij de installatie van het systeem is een hoofdindeling voor criteria gemaakt, bestaande uit categorie, locatie en vaardigheid. Je kunt deze hoofdindeling naar keuze aanpassen en uitbreiden. Onder deze hoofdindeling maak je vervolgens de criteria aan. Dus onder de hoofdindeling vaardigheid maak je het criterium ‘lassen’ aan. En onder de hoofdindeling locatie maak je bijvoorbeeld het criterium ‘Antwerpen’ aan.

Bij het maken van de planning kun je resources specifiek toewijzen, bijvoorbeeld wanneer echt een bepaalde lasser voor de betreffende order ingezet moet worden. Anderzijds kan de planning ook op basis van generieke toewijzing plaatsvinden, dus wanneer iedere lasser voor bepaald werk geschikt is.

Urenregistratie
Gebruikers kunnen na het inloggen hun urenstaat invullen. De gebruiker kiest een taak uit de project-taken waaraan zij volgens de criteria voldoen. Nu kan voor de lopende maand per dag ingevuld worden hoeveel uur hieraan gewerkt is. Daarbij kan tevens worden aangevinkt of het werk is afgerond.

Het systeem bepaalt aan de hand van de geschreven uren de projectkosten. Hiervoor kan de admin-gebruiker verschillende tarieven invoeren.

Materialen
Naast de benodigde manuren en machine-uren kunnen voor het realiseren van orders ook materialen nodig zijn. Deze benodigde materialen kunnen per order in LibrePlan ingevoerd worden. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om een overzicht te krijgen van welke hoeveelheid van welke materialen op welk moment nodig zijn en wordt de logistieke planning van de bedrijfsprocessen compleet.

Materialen worden ingedeeld in de categorieën. Per categorie kunnen vervolgens één of meer materiaal worden ingevoerd. Hierbij wordt tevens de eenheidsprijs vastgelegd, bijvoorbeeld per kg of kubieke meter, enzovoort. Vervolgens kunnen we per project het verwachte materiaalgebruik specificeren. Tijdens de realisatie kan vervolgens het werkelijke gebruik worden vastgelegd.

Rapportages
LibrePlan bevat een aantal verschillende rapportages voor het grip houden op de bedrijfsprocessen. Deze helpen de projectmanagers bij het uitvoeren van hun werk. Met behulp van deze rapportages kan bijvoorbeeld de voortgang van de lopende projecten bewaakt worden, kunnen de op een bepaalde moment benodigde materialen opgevraagd worden en komen bijvoorbeeld de gemaakte kosten in beeld.

LDAP
In het configuratiemenu vind je de mogelijkheid een LDAP server te gebruiken voor de gebruikersauthenticatie. Op dat vlak is LibrePlan dus voorbereid op gebruik in wat grotere organisaties.

LibrePlan lijkt ons vooral nuttig voor organisaties met bedrijfsprocessen met het karakter van serie-stuks-productie en die niet met een ‘echt’ ERP-systeem willen werken. Dit zal daarom voornamelijk bij kleinere tot middelgrote organisaties het geval zijn, grotere organisaties hebben vaak al voor een volwaardig ERP-systeem gekozen. LibrePlan is in vergelijking tot zo’n ERP-systeem veel eenvoudiger en daardoor gemakkelijker te configureren en te gebruiken. Het biedt de mogelijkheden voor een complete resourceplanning, echter zonder de integratie in een financieel systeem.

LibrePlan is een open source applicatie, dit heeft als voordeel dat je het zonder grote investeringen en zonder verplichtingen kunt uitproberen. Kies wel voor voldoende krachtige hardware voor voldoende performance van de Java-applicatie.

Een voorwaarde om LibrePlan effectief in te zetten, is dat het eerst goed ingericht moet zijn. Gelukkig is eenvoudig een testsysteem op te zetten, zodat de sleutelfiguren in je organisatie met de verschillende mogelijkheden kennis kunnen maken. Hierna kun je zorgvuldig met hen het systeem gaan inrichten en testen. Misschien is LibrePlan wel dat schaap met vijf poten waar je al een tijd naar op zoek was!

Installatie
De installatie van LibrePlan is voor een beetje ervaren Linux beheerder een eitje. Voor een aantal populaire distributies zoals Ubuntu, Debian, Fedora en OpenSUSE is LibrePlan als package te downloaden. Wij installeerden LibrePlan op een LXC Linux container met daarin een verse Debian Wheezy installatie. Je begint met een kale Debian installatie (SSH-server). Wij kozen voor de packages die door PostgreSql zelf worden uitgegeven, door de repository van postgresql.org in het bestand /etc/apt/sources.list op te nemen. Hierna importeer je de bijbehorende key met apt-key add <keyfile>. Nu kun je een apt-get update uitvoeren. Wanneer je vervolgens een apt-get install van de postgres server of client doet, krijg je het betreffende package van postgresql.org. Zie de links onder aan dit artikel.

Nadat we de repository van postgresql.org in het bestand /etc/apt/sources.list hebben opgenomen en een apt-get update te hebben gedraaid, hebben we eerst een apt-get install gedaan voor de pakketten openjdk-6-jre, , tomcat6, libpg-java, cutycapt en xvfb. Hierna hebben we het LibrePlan debian package met dpkg -i geïnstalleerd. Vervolgens installeer je de ontbrekende dependencies met apt-get install -f.

Nadat de installatie is afgerond open je in je webbrowser de url http://<ip-nummer>:8080/libreplan/

Je krijgt nu een inlogscherm met de usernaam ‘admin’ en het bijbehorende default wachtwoord alvast ingevuld. Na het inloggen wijzig je dit wachtwoord en je kunt aan de slag.

Links
Packages van postgresql.org voor Debian.
http://www.postgresql.org/download/linux/debian/   

Uitgebreide gebruikershandleiding
http://libreplan.sourceforge.net/user-documentation/en/