Joget – Een open source workflow-systeem

Vervang de stroom van papieren formulieren en documenten in je organisatie door een digitaal workflow-systeem. Ontwerp eigen workflows met behulp van Joget.

De implementatie van een workflow-systeem levert veel voordelen op. Formulieren en documenten raken niet meer kwijt, het is eenvoudig te zien welke stappen in het proces zijn doorlopen en de voortgangsbewaking is gegarandeerd. Dit is een belangrijke stap voorwaarts op het gebied van procesmanagement. Verder biedt digitale workflow het voordeel dat je tijd- en plaatsonafhankelijk kunt werken. Dit is handig voor mensen die geografisch zijn gespreid en moeten samenwerken. Ook komt digitale workflow tegemoet aan de eisen van het Nieuwe Werken, omdat het helpt om ook buiten kantoor en buiten kantoortijd te kunnen werken. Joget is een open source business process management- (BPM) en workflow-systeem waarmee je zelf je eigen werkprocessen ontwerpt en invoert. De processen zijn te exporteren en te importeren in XPDL-formaat (XML Process Definition Language). Dit is een standaard voor het vastleggen van workflow-processen.

WORKFLOW
Een workflow-systeem is overal toepasbaar waar met procedures of protocollen wordt gewerkt. Enkele voorbeelden zijn de verwerking van een aanvraag voor een kapvergunning, van een subsidieaanvraag of een aanvraag voor een lening. Naarmate de protocollen complexer worden, biedt een workflow-systeem een steeds grotere meerwaarde. Door de inzet van een workflowsysteem worden de procedures in de juiste volgorde uitgevoerd en is de taakverdeling gestructureerd. Het workflow-systeem voorkomt dat een cruciale stap wordt vergeten doordat er ergens een formulier onder op een stapel in de vergetelheid is geraakt. Joget is geschreven in Java en draait prima op Linux. Op de server heb je naast een Java-omgeving nog MySQL nodig. Joget is gebouwd als webapplicatie. De gebruikers werken vanuit hun webbrowser met het systeem. Hierbij worden JavaScript en jQuery gebruikt voor het realiseren van de userinterface. Voor het opstarten van de Workflow Designer heb je ook op het werkstation Java nodig. Wij moesten daarbij in Firefox aangeven dat het de designer met behulp van Javaws moet starten. Dit betekent dat je op de werkplek van de beheerder eventueel nog Java moet installeren.

BEDRIJFSPROCESSEN GRAFISCH BEHEREN
Het beheer van de bedrijfsprocessen doe je in Joget met je muis. Je begint met het maken van de formulieren. Hierna kun je één of meer datalists definiëren en vervolgens de userviews. In de userview bepaal je welke componenten het scherm voor de betreffende groep gebruikers bevat. Hierna maak je het procesontwerp aan. In je browser wordt een grafische Workflow Designer geopend. Hiermee ontwerp en beheer je de bedrijfsprocessen door de processtappen simpelweg naar de juiste plek te slepen en ze vervolgens met elkaar te verbinden. Je begint met het benoemen van de verschillende rollen die bij het proces betrokken zijn. Voor elke rol ontstaat er een gebied waar je de processtappen naartoe kunt slepen. De rol Systeem gebruik je voor het plaatsen van automatische processtappen. Nadat alle processtappen bij de betreffende rollen staan, verbind je deze met elkaar. Waar nodig maak je verschillende routes aan (bijvoorbeeld één bij goedkeuring en één bij afkeuring). Verder dient het proces een startpunt te hebben en één of meer eindpunten. Na afloop van het ontwerpproces kun je via de properties van het proces opgeven welke stuurvariabelen je gebruikt. Deze variabelen krijgen in de eerder gemaakte formulieren een waarde, bijvoorbeeld een status goedgekeurd dan wel afgekeurd. Per taak kun je een doorlooptijd benoemen en triggers zetten die tot acties leiden wanneer de doorlooptijd wordt overschreden.

1. Het menu van Joget

DAGELIJKS BEHEER
De grafische methode om bedrijfsprocessen en formulieren mee te maken en te onderhouden werkt prima. Je hoeft geen programmeur te zijn om processen te ontwerpen en in het systeem vast te leggen. Het is bij dit soort applicaties gebruikelijk dat een functioneel beheerder wordt benoemd. De technisch beheerder zorgt voor het beheer van de server, doet de software-updates en zorgt voor de beveiliging en backups. De functioneel beheerder zal in de regel niet op de automatiseringsafdeling werken. Doordat de grafische userinterface relatief eenvoudig en gebruiksvriendelijk is, kan het functioneel beheer zonder bezwaar buiten de ITafdeling liggen. Joget biedt een uitgebreid palet aan functionaliteiten, zowel voor het beheer en de uitvoering van de processen als de rapportage daarover. Het spreekt voor zich dat dit betekent dat je het systeem moet leren kennen en ermee moet leren werken. Op de website Joget.org vind je onder andere instructievideo’s, documentatie in de community knowledge base en een forum. Verder is er een zogenoemde Marketplace, waar je voorgedefinieerde bedrijfsprocessen kunt downloaden (soms tegen betaling). Op diezelfde Marketplace zijn ook plug-ins voor Joget beschikbaar.

2. De Workflow Designer

LICENTIEMODEL
Joget is in twee vormen beschikbaar, de community- en de enterprise-versie. Die laatste is niet gratis. De community-versie is beschikbaar onder de GPL3- licentie. Je krijgt geen kreupel systeem wanneer je voor de open source-versie kiest. Deze kan minder dan de enterprise-versie, maar is zonder meer een bruikbaar systeem.

SNEL GEÏNSTALLEERD
Sinds Oracle Sun heeft ingelijfd, gaat het bergafwaarts met de open source-applicaties die door Sun werden beheerd. Ook Java is hiervan het slachtoffer. In de huidige versies van de Linuxdistributies vind je geen Sun Java-omgeving meer. Gelukkig is nog wel de Open Java Runtime Environment beschikbaar. Op het moment dat we dit schrijven, is Joget versie 3.1 de stabiele versie. Daarnaast is er een Joget versie 4.0-beta beschikbaar. Wanneer je voor de nieuwe Joget versie 4 kiest, dan kan deze op een actuele Linux-distributie draaien. Versie 3 heeft nog de oude sun-java-omgeving nodig en dan moet je hetzij terugvallen op een wat oudere Linux-distributie (bijvoorbeeld Debian Squeeze) of vanuit een oudere versie proberen het sun-java-package te installeren. Op een actuele Debian Wheezy installeerden wij het package openjdk-7-jre en daarop kon Joget 4 prima draaien.

PROFESSIONEEL
Joget is een professioneel workflow-systeem met een uitgebreid aantal functionaliteiten. De userinterface is goed verzorgd, waarbij volop is gebruikgemaakt van de mogelijkheden die jQuery biedt. Mobiele devices krijgen een andere schermopbouw; wat dat betreft is het helemaal van deze tijd. Om het te installeren heb je een Linux-server nodig met Java en MySQL. De installatie van Joget zelf beperkt zich tot een enkele directory en is indien nodig dus ook snel weer opgeruimd. Je hebt het in minder dan een kwartiertje geïnstalleerd, dus overweeg je de inzet van een workflow-systeem, dan is het zeker de moeite waard naar Joget te kijken.

INSTALLATIE VAN JOGET
Wanneer je start met een kale Debian Wheezy-installatie (alleen SSH-server en standaard systeem-utilities), dan moet je nog apt-get install mysql-server mysql-client openjdk-7-jre uitvoeren. In MySQL maak je een nieuwe database aan met create database jwdb. Vervolgens download je de joget-installatiebundel (joget-linux-4.0-BETA. tar.gz is de file die wij hebben gedownload). Deze pak je in /opt/joget de targz uit. In de uitgepakte directory draai je ./setup.sh. Hiermee geef je op hoe de applicatie met MySQL kan connecten. Vervolgens start je ./tomcat7. sh run en dan even wachten tot het systeem beschikbaar is. Hierna richt je op je werkstation je browser op http://ipnummer:8080/jw en log je in met gebruikersnaam admin en wachtwoord admin.