Ontdek TODOYOU

Linux at the office: Todoyu is een open source project- en taken managementsysteem voor het midden- en kleinbedrijf. Het ondersteunt de online samenwerking in teams. 

Todoyu is een open source project managementsysteem voor kleine tot middelgrote organisaties die op basis van opdrachten en/of op projectbasis werken, ook wanneer daarbij bijvoorbeeld met externe freelancers samengewerkt wordt. Je richt het in als een centraal systeem voor het managen van de projecten en het plannen, beheren en bewaken van de uit te voeren werkzaamheden. Je gebruikt Todoyu ook voor de tijdregistratie en eventueel de facturatie. Todoyu is beschikbaar onder de open source BSD-licentie. Je kunt voor de gebruikersinterface uit verschillende talen kiezen, waaronder ook het Nederlands.

Volwassen

Todoyu is een product van het Zwitserse bedrijf Snowflake. De ontwikkeling van Todoyu is rond 2007 gestart en in de afgelopen jaren is het geëvolueerd tot een volwassen systeem. Todoyu heeft zelfs enkele open source-awards gewonnen.

 Het is gebouwd als een webapplicatie op basis van PHP, met MySQL als database en JavaScript voor de cliënt. Dit betekent dat het op de server op veel verschillende platforms kan draaien, een Linux- of FreeBSD webserver is hiervoor uitstekend geschikt. Voor de gebruikers is alleen een webbrowser nodig, je hoeft lokaal geen extra software te installeren. Je kunt Todoyu bij Sourceforge.net downloaden en op je eigen server installeren. Ook is het mogelijk Todoyu als SAAS oplossing af te nemen. Kies je voor deze SAAS mogelijkheid, dan zijn daar uiteraard kosten aan verbonden en heb je alle voor- en nadelen van een cloud-oplossing.

Baas over eigen data

Het grote voordeel van de installatie op je eigen server is dat je dan zelf de baas blijft over de data. De installatie is goed te doen, het is niet ingewikkeld en het systeem vraagt niet veel resources. Natuurlijk moet je eraan denken dat je bij installatie op je eigen server ook zelf zorgt voor de beveiliging van het systeem en de back-up van de data.

Het systeem is modulair opgezet met een consistente opbouw van de verschillende pagina’s. Het systeem werkt prettig en nieuwe gebruikers kunnen er dan ook vlot mee uit de voeten. Door het installeren van aanvullende modules (‘extensies’) kan het systeem nog verder uitgebreid worden. Wij installeerden bijvoorbeeld de extensie ‘reporting framework’. Deze extensie is gratis, maar dit geldt niet voor alle extensies. Aan het gebruik van bijvoorbeeld de extensie voor facturatie (‘billing’) zijn wel weer de nodige kosten verbonden.

 Contactendatabase

Het systeem bevat een centrale gedeelde contactendatabase, die voor alle gebruikers toegankelijk is. De contactendatabase bestaat uit organisaties en personen. Dit betreffen zowel de contactpersonen als de gebruikers van het systeem. Je kunt contacten zoeken, filteren en desgewenst exporteren in csv-formaat.

 Het systeem werkt met een fijnmazig rollen gebaseerd toegangsrechten-systeem. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld externe freelancers toegang te geven tot slechts een beperkt deel van het systeem. Ook in situaties waarin je met medewerkers van de klant zelf samenwerkt, is dit een nuttige optie.

 Portal

Elke gebruiker heeft zijn of haar eigen portal. Dit is een dashboard met een compleet overzicht van je huidige en geplande werkzaamheden. Je hebt hier ook een directe ingang naar de tool voor tijdregistratie, waardoor je bij het starten of stoppen van de uitvoering van werkzaamheden niet onnodig met je muis hoeft rond te klikken.

 Vanuit de portal ga je vervolgens naar je taken en afspraken of je gebruikt het menu om naar de verschillende modules te gaan.

Taken

Je kunt zowel voor jezelf als voor anderen taken aanmaken. Het systeem biedt de mogelijkheid om te werken met zogenoemde ‘preset tasks’, dit is een soort template systeem waardoor je heel efficiënt nieuwe taken kunt aanmaken.

Een taak bevat verschillende gegevens, zoals het project waar het deel van uitmaakt, deadlines etc. Bij iedere taak kun je ook bestanden als attachment uploaden. Je kunt zowel de taken van jezelf als van anderen voorzien van commentaar en je kunt anderen ook om feedback vragen. Wanneer iemand gereageerd heeft, dan krijg je daar in je portal een notificatie van. Het grote voordeel van deze commentaar- en feedback methode is dat alle relevante informatie bij elkaar staat in plaats van verspreid in de mailboxen van jezelf en je collega’s. Je bouwt op deze manier tijdens het werk vanzelf een digitaal dossier op.

Tijdregistratie

Je registreert de tijd die je aan elke taak besteed. Hiervoor gebruik je eenvoudig een start- en stopbutton. Het systeem houdt vervolgens alles netjes voor je bij. In je portal heb je dan een overzicht van de tijdsbesteding van de dag. Verder kun je in het Journal van alles opvragen, zoals bijvoorbeeld een maandrapport. Je kunt de gegevens van de tijdregistratie ook exporteren.

De kalendermodule geeft je inzicht in deadlines en afspraken. Het systeem snapt zelfs het concept van tijdzones, zodat de samenwerking in een geografisch gespreid verband vlekkeloos verloopt. Je kunt je eigen kalender opvragen, maar bijvoorbeeld ook de groepskalender van jouw team.

 De rapportagemodule geeft inzicht in de verrichte werkzaamheden en de status van de projecten. Je kunt bestaande rapporten gebruiken of zelf nieuwe aanmaken. Wie meer visueel is ingesteld, zal blij zijn met de mogelijkheden om allerlei verschillende grafieken te laten genereren.

 Installatie

Todoyu is eenvoudig in een kwartiertje te installeren. Het vereist een webserver met PHP en MySQL. Mogelijk dien je wat aanvullende PHP-modules te installeren. Je download Todoyu in de vorm van een zipfile. Je pakt de zipfile uit in de webdirectory (in Debian bijvoorbeeld in /var/www) en maakt de user van de webserver de eigenaar van de uitgepakte bestanden, in Debian is dit www-data. De rest van het installatieproces doe je op je werkplek, door in de webbrowser de index.php in de ‘install’-directory te openen.

Aan het eind van het installatieproces kun je ervoor kiezen om een compleet ingerichte voorbeeld-omgeving mee te laten installeren. Er worden dan alvast medewerkers, klanten, projecten en dergelijke voor je aangemaakt. Dit is een mooie manier om met Todoyu te spelen en zo snel het systeem te leren kennen.

Tijdens het installatieproces wordt een beheeraccount aangemaakt met de gebruikersnaam ‘admin’. Dit is helaas een vaste, niet zelf te kiezen, gebruikersnaam. Na afloop van het installatieproces log je als deze gebruiker in, waarna je andere gebruikers kunt aanmaken. Overigens heeft de laatste stap van het installatieproces wel wat tijd nodig, het kan zo zijn dat je even moet wachten tot het afgerond is. Wanneer je voor het eerst inlogt, word je via een wizard door de eerste stappen van het werken met het systeem heen geloodst.

Geen Gantt grafiek

Wij misten de optie om met betrekking tot een contact of een project een notitie te maken. Dit is een handige optie wanneer je bijvoorbeeld een klant aan de telefoon hebt. Dit is overigens op te lossen doordat je bij taken vrij commentaar kunt toevoegen. In dat geval ga je naar het betreffende project, kies daar de juiste taak en zet daar je commentaar in.

Het maken van een planning van uit te voeren werkzaamheden gaat vrij eenvoudig in Todoyu. Geavanceerde functies ontbreken wel en je kunt bijvoorbeeld geen Gantt grafiek genereren. Dit betekent dat wanneer je op zoek bent naar een oplossing voor grootschalige of complexe projecten, Todoyu waarschijnlijk niet aan je wensen zal voldoen. Todoyu is dan ook voor de mensen die geavanceerde planningsfuncties veel te ingewikkeld vinden voor hetgeen zij ermee willen doen. Todoyu biedt namelijk geen intimiderende hoeveelheid functies en opties ,waardoor het voor veel mensen beter geschikt is voor hun dagelijkse praktijk.

 Todoyu is een applicatie die voor kleinere organisaties een mooi uitgebalanceerde verzameling features biedt. Een centrale contactendatabase en een gedeelde agenda lijken op het eerste gezicht misschien wat overbodig, maar zijn voor de werking essentieel en helpen om efficiënt te werken. Het systeem is makkelijk in gebruik, waarbij de Ajax-functionaliteiten onopvallend hun werk doen. Wanneer de omgeving groeit en grotere aantallen projecten tegelijk gaan lopen, dan voorkomen de filters en de optie om met opgeslagen zoekacties te werken, dat je tussen de bomen het bos niet meer ziet.